Om Bestyrelsen
Godthåbsparkens bestyrelse består af 9 personer med følgende sammensætning ifølge vedtægterne.
Formand, næstformand, kasserer, sekretær, 3 medlemmer og 2 suppleanter.
- Formand, kasserer, medlemmer og suppleanter vælges på generalforsamlingen, og bestyrelsen konstituerer på førstkommende bestyrelsesmøde næstformand og sekretær.
Bestyrelsesmedlemmer er valgt for 2 år ad gangen og suppleanter 1 år ad gangen, jævnfør vedtægterne §8 generalforsamling og §15-16-17 bestyrelsen.
Bestyrelsens arbejde
Alle medlemmer og de to suppleanter arbejder på lige fod med de opgaver og projekter, som grundejerforeningen står overfor, og bestyrelsen varetager.
Derudover varetager
- Formanden: godkendelse af regninger, løn, personalehåndtering, projektledelse, overordnet styring af bestyrelsens opgaver, projekter og beboerhenvendelser.
- Næstformanden: indsigt i formandens opgaver, godkendelse af regninger, personalehåndtering, overordnet projektstyring, projekter og beboerhenvendelser.
- Sekretæren holder styr på møder, laver dagsordener, referater, projekter og beboerhenvendelser.
- Kassereren laver budgetter, regnskaber, forsikringer, følger op på kontorpersonalets administrative opgaver og projekter.
Den nuværende bestyrelse løser opgaver ud fra en projektorienteret fordeling. Dvs at de enkelte medlemmer påtager sig et projekt og følger det til dørs, inden de starter på det næste. Ved mindre projekter eller projekter med sammenfald kan et medlem køre flere projekter samtidig. Der findes også faste opgaver, der vender tilbage hvert år, som for eksempel åbning, drift af og lukning af svømmebadet.
Projekter fordeles på bestyrelsesmøderne, hvor der også er projektopfølgning. Ud over bestyrelsesmøderne kommunikerer bestyrelsen via e-mail og messenger næsten dagligt omkring spørgsmål vedrørende de projekter, man har ansvar for.
Alle medlemmer er også med til at svare på beboerhenvendelser, især når de vedrører et projekt, man arbejder eller har arbejdet på.
Der er for tiden mange store projekter i grundejerforeningen. Nogle kommer nu, fordi foreningen er 50 år, og andre fordi verden ændrer sig. Arbejdspresset er for tiden meget stort, og bestyrelsen bruger meget tid på at komme igennem de projekter, der har hobet sig op. En del af tiden, der bliver brugt, skyldes, at den kollektive erfaring i bestyrelsen er gået tabt, når der sker et naturligt skift i medlemmerne.
Derfor har den nuværende bestyrelse besluttet, at en del af at arbejdet med et projekt inkluderer dokumentation af projektet. Dokumentationen består i en beskrivelse af opgaven, manualer og organisering af dokumenter og korrespondance. På den måde kan medlemmer, der er nye til opgaverne, arbejde videre med dem. Dette er især vigtigt, når det er opgaver, der er tilbagevendende, såsom driften af svømmebadet og legepladser.
Omstrukturering af måden bestyrelsen arbejder på i 2022
I lang tid har bestyrelsen arbejdet med en fordeling af opgaver ud fra områder, f.eks grønne områder, svømmebadet, fester mm. Valget med at omstrukturere måden at håndtere projekter og opgaver på, kom sig af, at der var flere større opgaver, der ikke blev løst, og andre blev slet ikke defineret, når et medlem skulle fokusere på et helt område i stedet for et enkelt projekt. Derudover var der ikke megen vidensdeling mellem områderne, så når et medlem stoppede kom projekterne ikke videre, og det arbejde, det tidligere medlem havde lavet, gik tabt. Ofte lå dokumentationen og korrespondancen omkring projektet på det enkelte medlems computer.
Samtidig med overgangen til en projektstyret organisation oprettede bestyrelsen en fælles e-mail og filhåndtering til vidensdeling. Alle e-mails og dokumenter bliver arkiveret efter projekt eller opgave, samt den der arbejder med det. Den fælles digitale håndtering gør, at hele bestyrelsen har adgang til dokumentationen. I det tilfælde at et medlem stopper, kan en anden nemt tage over. Såfremt det er en tilbagevendende opgave, såsom driften af svømmebadet, ligger der nu manualer med billeder og forklaringer på f.eks åbning og lukning.
Ud over bestyrelsen kan der oprettes underudvalg. Underudvalg gør, at en del af arbejdet med projekter kan udlægges til nogen med en specifik interesse eller erfaring i netop det projekt. Underudvalget får adgang til projektmappen og er tovholder på projektet sammen med et medlem fra bestyrelsen.
Hvilke kvalifikationer skal et bestyrelsesmedlem have
Der er ikke nogen krav til et bestyrelsesmedlems kvalifikationer ud over at de skal vælges af generelforsamlingen.
Den vigtigste kvalifikation, et bestyrelsesmedlem kan komme med, er lysten til at arbejde på grundejerforeningens vegne. Bestyrelsens fornemste opgave er, at varetage beboernes interesser. Både dem der kommer som en beboerhenvendelse i en e-mail, og dem der bliver til et punkt på dagsordenen til den årlige generalforsamling.
Derudover skal du have lyst til at sætte dig ind i, hvad der foregår i grundejerforeningen og tage fat i et projekt.
Når man starter på et projekt, behøver man ikke nødvendigvis vide noget om det. Man skal være villig til at sætte sig ind i tingene med vejledning fra andre i bestyrelsen, der har erfaring på området.
Nogle gange er det noget helt nyt, og så må man begynde med at google det og så fremlægge nogle forslag til bestyrelsesmøderne. Er opgaverne meget store, som f. eks. legepladser, må man finde så meget viden om det, som man kan, og derefter indgå i en dialog med legepladsfirmaerne.
Der er flere af de nuværende bestyrelsesmedlemmer, der ligger 20-30 timer om ugen på bestyrelsesarbejde. Man skal nok ikke regne med, at man kan løse sine opgaver med mindre end 5 timer om ugen. Nogle uger vil der være mere at lave.
Vedtægter om bestyrelsen
Bestyrelsen
§ 15.
Stk. 1. Bestyrelsen består af formand, kasserer og 5 medlemmer, der vælges på generalforsamlingen. Valget gælder for 2 år.
Stk. 2. Den valgte bestyrelse konstituerer sig selv med næstformand og sekretær. I tilfælde af formandens forfald indtræder næstformanden som formand indtil næste generalforsamling.
Stk. 3. Bestyrelsen afgår skiftevis efter tur, således at formand og 2 medlemmer afgår i lige år, kassereren og 3 medlemmer i ulige år.
Stk. 4. På generalforsamlingen vælges desuden 2 suppleanter til bestyrelsen.
Stk. 5. Genvalg af bestyrelse og suppleanter kan finde sted.
Stk. 6. Ethvert medlem er på skift pligtig at lade indvælge i bestyrelsen som medlem af denne, såfremt frivillig indvælgelse ikke opnås.
Stk. 7. Samtlige bestyrelsesmedlemmer og suppleanter modtager honorar, der fastsættes af generalforsamlingen jfr. § 9 stk. 5, pkt 5. Herudover tillægges formand og kasserer et yderligere honorar, der også fastsættes af generalforsamlingen jfr. § 9, stk.5, pkt. 5.
Alle direkte udlæg refunderes efter regning.
§ 16.
Stk. 1. Bestyrelsen repræsenterer foreningen som sådan og leder og bestyrer dens pligter, derunder dens formue. Bestyrelsens medlemmer forpligter foreningen på gyldig måde og med bindende
virkning ved deres underskrift to i forening, hvoriblandt formanden og i dennes forfald næstformanden. Ved almindelige ekspeditioner underskriver formanden alene på bestyrelsens vegne. Bestyrelsen foretager de dispositioner, der i henhold til de enkelte medlemmers skøde og de på ejendommen lyste servitutter er pålagt foreningen at træffe, samt udøver det sammesteds ommeldte tilsyn, alt i overensstemmelse med de af Albertslund kommune meddelte forskrifter.
Stk. 2. Bestyrelsen ansætter om fornødent inspektør eller anden medhjælp til varetagelse af foreningens forpligtelser. Ingen af grundejerforeningen ansat må uanset bestemmelsen i § 15 stk. 6, være medlem af bestyrelsen.
§ 17.
Stk. 1. Der afholdes møde, så ofte formanden eller to medlemmer finder det nødvendigt.
Stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer, hvoriblandt formanden eller næstformanden, er tilstede. Ved stemmelighed er formandens – og i dennes forfald næstformandens – stemme afgørende. Over bestyrelsens forhandlinger udarbejdes et referat, der underskrives af de tilstedeværende medlemmer.
Stk. 3. Kassereren er pligtig til at stille kaution eller tegne kautionsforsikring efter bestyrelsens nærmere bestemmelser. Omkostningerne herved betales af foreningen.